Von der Website zur digitalen Plattform mit lebendigem Netzwerk
Wenn Unternehmen qualifizierte Mitarbeitende suchen und internationale Fachkräfte eine Chance brauchen, schafft “Unternehmen Berufsanerkennung” (UBA) die digitale Brücke.
Im Kontext des Website-Relaunches wurde die Webpräsenz zu einer lebendigen digitalen Plattform mit neuem Mitgliederbereich und CRM
und damit zu einer zentralen Anlaufstelle für Austausch, (Berufs-) Anerkennung und Zukunftssicherung.
Eine digitale Brücke gegen den Fachkräftemangel
Deutschland steht vor einer seiner größten wirtschaftlichen Herausforderungen: dem Fachkräftemangel. Viele Unternehmen finden kaum noch qualifizierte Mitarbeiter:innen – gleichzeitig warten zahlreiche internationale Fachkräfte darauf, mit ihren Fähigkeiten zur deutschen Wirtschaft beizutragen. Der Schlüssel liegt in der Anerkennung ausländischer Abschlüsse und einem funktionierenden Netzwerk, das Unternehmen mit Informationen versorgt und mit praktischen Hilfestellungen unterstützt und sie dazu ermutigt, diesen Weg im Rahmen der Fachkräfteeinwanderung zu gehen.
Mit dem Projekt Unternehmen Berufsanerkennung (UBA) hat die DIHK Service GmbH genau diese Brücke geschlagen. Gemeinsam mit KM2 >> entstand aus einer bestehenden Website eine leistungsfähige digitale Plattform: eine öffentlich zugängliche Informationsseite, ein geschützter Mitgliederbereich und ein integriertes CRM-System. So wurde aus einer reinen Informationsplattform ein lebendiges Netzwerk mit echtem Mehrwert für Unternehmen, Fachkräfte und Beratungsstellen gleichermaßen.
01Zielsetzung und Ausgangslage
Eine starke Plattform
Das Projekt UBA ist eine Initiative der DIHK Service GmbH, gestartet im Jahr 2016 und gefördert durch das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ). Ziel des Projekts ist es, Unternehmen die Möglichkeiten der internationalen Personalgewinnung näher zu bringen, d.h. sie bei ihren Fragen zur Fachkräfteeinwanderung zu unterstützen, sie zum Thema in den Erfahrungsaustausch zu bringen und ihnen den Zugang zu qualifizierten internationalen Arbeitskräften zu erleichtern. Zusammen mit den IHKs und anderen Akteur:innen arbeitet das Projekt daran, die Prozesse der Fachkräfteeinwanderung für Fachkräfte und Unternehmen zu erleichtern.
Als KM2 >> den Support der TYPO3-Website übernahm, zeigte sich schnell ein großes Potenzial für Weiterentwicklung: Die Plattform bot eine solide Grundlage, konnte aber in puncto Barrierefreiheit, technischer Aktualität und Leistungsfähigkeit noch stärker ausgebaut werden. Gemeinsam wurde im aktuellen Projekt daher der Weg geebnet, um die Website zukunftsfähig zu gestalten und den steigenden Anforderungen optimal gerecht zu werden.
Neben einem modernen und zugänglichen Frontend sollten ein völlig neuer Mitgliederbereich sowie ein leistungsstarkes CRM-System integriert werden. Auch das bereits bestehende Matching-Tool “UBAconnect” sollte weiterentwickelt und nahtlos in das neue System eingebunden werden.
02Konzept und Strategie
Effizient und zielführend
Aus dieser Ausgangslage entwickelte sich eine klare Vision und ein strategischer Fahrplan mit drei Bereichen.
Eine Plattform, die nach außen hin informiert und nach innen echten Mehrwert bietet.
01
User Bereich
Die erste Säule war der Aufbau eines geschützten Mitgliederbereichs, in dem Unternehmen und Berater:innen Zugang zu exklusiven Inhalten erhalten – darunter Informationsmaterialien, Veranstaltungshinweise und News-Module.
02
Matching-Service
Die zweite Säule bildete die Weiter- und teilweise Neuentwicklung von UBAconnect, dem Matching-Service, der Unternehmen mit internationalen Fachkräften zusammenbringt. Dieses Tool wurde nicht nur technisch, sondern auch konzeptionell neu gedacht und in das Netzwerk integriert.
03
DSGVO-konforme CRM-Lösung
Als dritte Säule entstand eine CRM-Lösung, die sämtliche Kontakte DSGVO-konform verwaltet und mit Historien, Filter- und Exportfunktionen die Arbeit für das Projektteam (sowie IHK-Berater:innen der teilnehmenden Kammern) erheblich erleichtert.
2.1
User Experience & User Interface Verbesserungen
Darüber hinaus spielte die Nutzer:innenerfahrung eine zentrale Rolle. Besucher:innen der öffentlichen Website werden beispielsweise auf der Startseite über gezielte Teaser, Banner und Eventhinweise auf die Mitgliedschaft aufmerksam gemacht.
Je nach Login-Status (UBA-Netzwerkmitglied oder nicht) werden passende Informationen ausgespielt, die durch ihren Mehrwert für User:innen einen Anreiz bieten sollen, Mitglied zu werden. Eine zentrale Rolle war das Dashboard als Dreh-und Angelpunkt, wo (je nach Rolle) Mitgliedern passende Informationen und Inhalte zur Verfügung standen.
2.2
Zusammenarbeit & Prozess
Der Projektstart erfolgte mit einem Remote-Kick-off – die Auftraggeberin in Berlin, unser Team bei KM2 >> dezentral zugeschaltet. Ein terminlich eng gestrickter Kalender verhinderte leider den uns bei Projekten so wichtigen persönlichen Austausch face-to-face. Trotz der räumlichen Distanz entwickelte sich eine enge Zusammenarbeit, die von Vertrauen, Transparenz und Effizienz geprägt war. Durch unsere wöchentlichen Reviews waren alle Beteiligten jederzeit im Prozess eingebunden und Feedback konnte unmittelbar umgesetzt werden.
Dank der fachkundigen Beratung mit und durch Malte wurden die Filter für die Eigenschaften so platziert, dass sie intuitiv zu erfassen und im Backend einfach für uns zu pflegen sind
Generell zeichnete sich die Zusammenarbeit im Projekt neben der schnellen Umsetzungszeit von drei Monaten durch intensive, konstruktive Gespräche aus, in denen die Kolleg:innen von KM2 >> UBA beratend zur Seite standen und gemeinsam Lösungen erarbeiteten
Mögliche Verbesserungen oder Erweiterungen wurden im Prozess gemeinsam identifiziert und in neue Features gegossen, wie beispielsweise Tags in UBAconnect zu Attributen der Selbstauskunft und Eigenschaften von Fachkräften.
Ein weiterer Erfolgsfaktor: Die Mitarbeiterinnen von UBA hatten bereits frühzeitig Zugriff auf das neue Frontend. So konnten sie parallel zur technischen Umsetzung Inhalte einpflegen und den Mitgliedsbereich mit Content und Leben füllen. Diese enge Verzahnung von Austausch, Technik und Redaktion führte zu einem zügigen Projektverlauf.
03Technische Umsetzung, UX & Design
Barrierefrei, performant und nutzerzentriert – ein Werkzeug mit Mehrwert
Die technische Umsetzung folgte konsequent den definierten Zielen. Das Frontend wurde modernisiert, barrierefrei nach WCAG 2.1 Level AA gestaltet und in puncto Performance optimiert.
Im Backend erfolgte das Upgrade auf TYPO3 v13, verbunden mit der Integration der neuen CRM-Lösung und einer Schnittstelle zum Newsletter-Tool Brevo.
3.1
Neu entwickelter Mitgliederbereich
Der neu entwickelte Mitgliederbereich bietet nun personalisierte Inhalte und eine flexible Profilverwaltung. Accounts können in drei Stufen ausgebaut werden – von Basisinformationen bis hin zur vollständigen Unternehmensregistrierung und Newsletter-Anmeldung. Diese Stufenlogik macht den Einstieg besonders niedrigschwellig und schafft zugleich Anreize, weitere Daten nachzutragen.
3.2
Maßgeschneiderte Zugänge, an Rollen orientiert
Unternehmen erhalten Zugriff auf hilfreiche Materialien und Werkzeuge rund um die internationale Rekrutierung und die Möglichkeiten der Fachkräfteeinwanderung und Berufsanerkennung.
IHK-Berater:innen nutzen ein lokalisiertes CRM, das auf ihre jeweilige Region zugeschnitten ist.
während die Mitarbeiterinnen der DIHK und IHK-Berater:innen der teilnehmenden Kammern erweiterte CRM-Funktionen für die zentrale Steuerung und Betreuung des Netzwerks einsetzen können.
Darüber hinaus profitieren alle Mitglieder von einem breiten Angebot an Inhalten und Services. Das Dashboard bietet Zugang zu Veranstaltungen, Video-Tutorials, Leitfäden und Checklisten. Über eine integrierte Frage-Antwort-Funktion können Mitglieder außerdem direkt Fragen stellen und Unterstützung erhalten.
04Fazit
Ergebnisse, Mehrwert & Ausblick
Rund 400 bestehende Registrierungen konnten erfolgreich ins neue CRM-System migriert werden. Dank des modernen Frontends und der konsequenten Barrierefreiheit profitieren alle Nutzergruppen von einem inklusiven und benutzerfreundlichen Erlebnis.
Mit der neuen Plattform hat Unternehmen Berufsanerkennung nun eine zentrale digitale Anlaufstelle, die Informationen, Austausch und Matching vereint, die auch durch Flexibiltiät in der Pflege überzeugt:
Die Plattform ist für uns gut editierbar und vieles kann von uns eigenständig gepflegt werden – ein entscheidender Vorteil für zukünftige Anpassungen
4.1
Und was sagen die User:innen, Partner:innen des DIHK Service GmbH Projekts??
Bisher kam sehr positives Feedback: viele Anmeldungen, großes Interesse am Netzwerk – und nicht zuletzt eine „coole Optik“.
Wir freuen uns, dass wir als Agentur durch dieses Projekt dabei unterstützen können, Unternehmen und internationale Fachkräfte in Deutschland effizienter zusammenzubringen und ihnen somit Chancen auf dem Arbeitsmarkt und somit für eine Teilhabe am Arbeitsmarkt zu ermöglichen.
Aus der intensiven gemeinsamen Zusammenarbeit und der neuen digitalen Präsenz entwickelte sich ein Commitment zwischen UBA und uns, sodass wir uns auf eine weitere Betreuung der Plattform und mögliche Weiterentwicklungen freuen können.
In kurzer Zeit haben wir gemeinsam sehr viel geleistet – und das Ergebnis wurde so, wie wir es uns gewünscht haben
Kai Unterberg
Inhaber und Geschäftsführer
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